Wie hält die Vergabe der Rechnungsnummer einer Finanzprüfung stand?

Im Zuge einer Finanzprüfung hat das Finanzamt folgendes bemängelt:

1. Es fehlen bei uns wiederholt Rechnungsnummern, weil sie nicht (mehr) vergeben sind. Das liegt daran, dass es immer mal "Rechnungsentwürfe" gibt, die dann so gar nicht rausgehen. Oder solche, die storniert und gelöscht werden. Die Rechnungsnummer ist dann "vakant".

Frage 1: Wie kann ich diese Nummern im Nachhinein vergeben – oder belegen, für welches Dokument sie genutzt wurden?

2. Geschriebene Rechnungen können im Nachhinein geändert und gespeichert werden. Das Original ist dann nicht mehr vorhanden.

Diese beiden Szenarien entsprechen nicht den Vorgaben für zertifizierte Buchhaltungsprogramme. Es sollte so sein, dass eine Rechnungsnummer erst dann vergeben wird, wenn die Rechnung in der Endfassung vorliegt und verschickt wird. Danach darf das Dokument nicht mehr modifiziert werden können. Man kann ein Dokument zwar "abschließen" – aber per Mausklick auch wieder aufschließen.

Frage 2: Lassen sich diese Anforderungen mit Revolver realisieren?

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1,399 Aufrufe Gefragt 13, Mai 2013 in Faktura von Andreas.Junge
geschlossen 15, Mai 2013 von bjoern.weiler

Eine Antwort

Beste Antwort

Hallo Herr Junge,

gerne beantworte ich Ihnen Ihre Fragen:

Zu 1. und 2.:

Proforma Rechnung:

Für Ihre Rechnungs-Entwürfe würde ich mir im Design-Modus einen neuen Dokumententyp 'Proforma Rechnung' mit eigenen Nummernkreis anlegen.

Dort können Sie dann Ihre Entwürfe problemlos erzeugen. Sobald aus einem Entwurf eine aktuelle Rechnung werden soll, nutzen Sie die Umwandeln-Funktion zur Rechnung.

(Design-Modus > Eingabeformular 'Rechnung' > duplizieren > Namen vergeben

Design-Modus > Einstellungen > Nummernkreis > Nummernkreis für Proforma Rechnung anlegen und im EGF dem Zählerfeld zuweisen)

WICHTIG

Sie können aber auch jederzeit unter Einstellungen > Allgemein > den Nummernkreis zurücksetzen und die fehlenden Rechungsnummern neu erzeugen (gilt nur für einfachen Zähler).

Wenn Sie das getan haben, setzen Sie den Zählerstand auf den Ursprungsstand zurück.

Stornos:

Stornos bleiben dem System erhalten, die Rechnungsnummer geht somit nicht verloren, werden nur Standardmäßig ausgeblendet (Rechte Seite > Weitere Filter > Stornos ausblenden > Haken entfernen).