Gescannte Eingangsrechung in Groß anschauen

Question

Guten Morgen,

ich nutze seit rund 2 Wochen Revolver Solo und bin gerade dabei, alles einzurichten und mir die für mich relevanten Funktionen anzueignen. Nun hänge ich etwas bei den Eingangsrechnungen. Dort kann ich ja zuvor gescannte Rechnungen anhängen - nur werden mir diese immer eher in Thumbnailgröße angezeigt.

Wo werden diese Daten denn abgelegt und wo kann ich mir diese in Originalgröße anschauen? Ich hätte gedacht, dass diese auch beim Druck der EIngangsrechnung auf den Folgeseiten mit gedruckt werden, ist (zumindest bei mir bzw. meiner Einstellung) nicht der Fall.

Und, als Neuling: wie sieht denn der Workflow in Revolver aus, wenn ich dem FA diese Daten als Nachweis übermitteln will? Kann ich da z.B. alle 2013er Eingangsrechnungen samt Scan mit wenigen Klicks exportieren oder müsste ich jedes Dokument einzeln drucken?

Ziel ist es ja, alles in Revolver zentral zu haben und diese Daten nicht noch an einem anderen Ort aufzuheben, aber dafür muss ich mir diese Daten auch in Originalauflösung ansehen können.

 

Besten Dank,

ein schönes Wochenende

Beste Grüße

Sebastian

Answer 1

Hallo Herr Wussow,

die Funktion „Scans“ bei den Eingangsrechnungen ist zugegebenermaßen nicht sehr effizient. Es ist viel geschickter:

1. das eingelesene Dokument (das kann auch ein mehrseitiges PDF sein) auf das geöffnete Dokument „Eingangs-Rechnung“ zu ziehen.
2. Das PDF ist dann mit dem Rechnungs-Dokument verknüpft und wird im Reiter „Eingabe“ angezeigt.
3. Sie müssen die Rechnung dann nur noch abspeichern.

Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass man auch mehrseitige PDFs hinterlegen kann und generell nicht vom Datei-Typ abhängig ist. Also auch Zip-Dateien lassen sich hinterlegen.

WINDOWS

Edit: Die Drag & Drop-Funktion ist in Windows-Versionen nicht möglich. Gehen Sie hier den Weg über die Funktionsleiste über:

1. „Einfügen/Anhang“,
2. Wählen Sie die entsprechende Datei, die Sie verknüpfen möchten und
3. Bestätigen Sie mit einem Klick auf den Button „Öffnen“.

Achtung!

Sie sollten bei Windows darauf achten, wie Sie die verknüpfte Datei benennen. Vermeiden Sie unbedingt zu lange Datei-Namen und Umlaute, Sonder- und Leerzeichen.

DATEI ANZEIGEN ODER BEARBEITEN

Diese Datei kann man sich dann immer mit einem Klick auf das Drop-Down-Menü neben dem Dateinamen:

1. im entsprechenden Programm anzeigen lassen;
2. den übergeordneten Ordner öffnen;
3. oder wieder löschen.

Nach dem Speichern ist der Anhang in der Datenbank abgelegt und kann über das Drop-Down-Menü folgendermaßen bearbeitet werden:

1. Anhang öffnen (im jeweils bevorzugten Programm),
2. Anhang auf den Schreibtisch sichern (aus der Datenbank heraus),
3. Anhang sichern … (wählen Sie den Speicherort selber),
4. Anhang entfernen.

Viele Grüße

Ihr Revolver Team

Answer 2

Was mich etwas wundert ist die Tatsache, dass die gescannten Dokumente innerhalb der Eingangsrechnung unterschiedlich groß dargestellt werden. Mit 150dpi gescannte A4 Seiten werden klein - unlesbar - angezeigt. Mit 150dpi gescannte Kassenbelege oder Quittungen vom Quittungsblock werden groß dargestellt, dass man alles erkennen kann... wo bzw. wie kann ich die A4 Dokumente, welche ich verknüpft habe, lesbar und groß ansehen?

Vielen Dank,

Beste Grüße

Sebastian

Answer 3

Hallo Herr Weiler,

besten Dank für Ihre Rückmeldung - mit einem wie ich finde sehr schönen Workflow, wenn schon die Scanfunktion nicht so effizient ist.

Doch leider funktioniert dieses Drag&Drop bei mir nicht (sowohl PDF als auch JPG). Ich erhalte stets ein Verbotssymbol und kann nichts platzieren. Ich nutze Revolver Solo 8.4.6. auf einem Windows 7 Rechner.

Ist Ihnen dies bekannt und wissen Sie hier eine Lösung?

Besten Dank und viele Grüße

Sebastian Wussow

Answer 4

Hallo Herr Wussow,

uns ist dazu kein Fehler von Solo bekannt. Ich habe es selber gerade ausprobiert und mindestens in der Mac-Version funktioniert die Drag-And-Drop-Funktion einwandfrei.

Versichern Sie sich, dass Sie das Dokument in die geöffnete Rechnung ziehen.

Alternativ zum „Drag-And-Drop-Workflow“ können Sie natürlich auch:

1. über den Button „Anhang“ in der Funktionsleiste Dokumente anhängen.
2. Wählen Sie daraufhin in Ihrem Explorer-Fenster die entsprechende Datei und
3. Öffnen Sie den Anhang.

Ich werde die Windows-Version überprüfen und sehen, ob es hier tatsächlich eine funktionale Einschränkung gibt.

Edit: Tatsächlich ist es nicht möglich unter Windows 7 die Dateien in das geöffnete Dokument zu ziehen. Sie müssten also den etwas umständlicheren Weg über „Einfügen/Anhang“ gehen.

Viele Grüße

Ihr Revolver Team

Answer 5

Hallo Herr Weiler,

ein erneutes Danke für Ihre schnelle Reaktion. Nachdem ich eben schon an mir gezweifelt habe, bin ich nun "beruhigt", dass diese Funktion ein Bug ist. Ich habe die Dateianhangs-Funktion wie in Ihrem letzten Posting beschrieben gerade getestet - Anhängen funktioniert, das öffnen/aufrufen in jeglicher Form via Dropdown-Auswahl hingegen nicht. Können Sie dies ebenfalls unter Win7 prüfen?

Dies ist eine für mich sehr wichtige Funktion, daher wäre es super, wenn dieser Bug zeitnah gefixt werden könnte. Hierbei ist nicht die Drag´n´Drop Funktion wichtig, sondern dass sich die Dateien auch wieder aufrufen lassen... der Weg über den Button rechts ist für mich völlig akzeptabel.

Kurze Verständnisfrage zwischendrin: die Datei, welche ich über den Anhang einfüge, wird in die Datenbank geschrieben und muss nicht mehr separiert aufbewahrt werden?

 

Besten Dank und viele Grüße

Sebastian Wussow

Answer 6

Hallo Herr Wussow,

das Öffnen der Dateianhänge unter Win7 funktioniert bei mir tadellos.

Der Anhang wird mit dem Sichern des Dokumentes in die Datenbank übertragen und kann von dort jederzeit auf Ihrem Desktop oder einem anderen Speicher-Ort wieder hergestellt werden.

Viele Grüße aus Aachen

Ihr Revolver Team

Answer 7

Besten Dank.

Leider lassen sich die Dateien bei mir trotz Neustart nicht öffnen, nicht sichern. Das Dokument wird in der Übersicht mittels Büroklammer als Anhang angezeigt und taucht auch in dem Dropdown-Menü auf, aber die Funktionen sind - bis auf entfernen - funktionslos.

Das ist echt merkwürdig... gibt es eine Möglichkeit, den Fehler zu lokalisieren? Gibt es andere User, die diesen Fehler reproduzieren können?

Viele Grüße

Sebastian Wussow

Answer 8

Das ist seltsam. Eventuell kann ein Telefon-Support-Termin schnelle Abhilfe schaffen.

Da ich morgen nicht an meinem Platz sein werde, kann ich mich der Sache am Donnerstag erst noch einmal im Detail annehmen. Ich melde mich.

Viele Grüße aus Aachen

Ihr Revolver Team

Answer 9

Hallo Herr Wussow,

wie lautet denn der Datei-Name Ihres Rechnungs-Anhangs? Hier kann es bei längeren Namen und Leerzeichen zu Problemen kommen. Versuchen Sie einen Datei-Namen zu vergeben, der so kurz wie möglich ist und keinerlei Sonder- und Leerzeichen enthält.

Viele Grüße aus Aachen

Ihr Revolver Team

Answer 10

Hallo Herr Weiler,

einfach - aber effektiv. An eine derartige Ursache hätte ich nicht gedacht. Es war also tatsächlich der Dateinname mit seinen Leer- und Sonderzeichen.

Besten Dank für den Support und die gefundene Lösung!

Viele Grüße

Sebastian Wussow

Answer 11

Sehr gut. Vielen Dank für die Rückmeldung.

Viele Grüße aus Aachen

Ihr Revolver Team